Модуль «Каса й банк»
Модуль «Каса й банк»
Для чого
Модуль Каса й банк — це рух грошей і його зв'язок з рахунками. Тут ви приймаєте готівку, платите постачальникам, розносите платежі по рахунках, звіряєтеся з банківською випискою і бачите, скільки грошей буде на рахунку через тиждень. Ключова ідея модуля: платіж сам по собі нічого не закриває. Рахунок вважається оплаченим лише тоді, коли платіж на нього рознесено — саме рознесення змінює статус рахунка й формує курсову різницю.
Робочий стіл каси
Перший екран модуля — робочий стіл із п'ятьма чергами. Кожна показує те, що вимагає дії:
- Прострочені рахунки до сплати — термін уже минув.
- Рахунки зі строком найближчими днями — щоб не пропустити.
- Нерозподілені платежі — гроші прийшли або пішли, але не прив'язані до жодного рахунка.
- Незіставлені рядки виписки — банк показав операцію, якій не знайшлося пари в системі.
- Прострочені планові записи — те, що планували провести й не провели.
Пороги в днях для кожної черги налаштовуються в Налаштуваннях. У коді немає жодної зашитої цифри: якщо ваша компанія вважає рахунок «гарячим» за десять днів до строку, а не за сім — це просто інше значення в налаштуваннях.
Друга вкладка робочого стола — Документи: єдина стрічка ПКО, РКО й платіжок із бейджем розподілу (рознесено, частково, ні) і джерелом (з виписки, вручну, регулярний документ).
Основні сценарії
Сценарій 1: Оплата рахунка постачальника
- Відкрийте Каса й банк → Документи → Створити або Платіжки → Створити.
- Оберіть контрагента, банківський рахунок і суму.
- Курс система підставить сама — з довідника курсів на дату документа. Поле курсу заблоковане: це навмисно, щоб не з'явилася проводка з випадковим курсом.
- Якщо потрібен договірний курс, поставте галочку «Свій курс» — поле відкриється, але система вимагатиме причину. Без причини документ не збережеться.
- Проведіть документ.
- Перейдіть у Рознесення й прив'яжіть платіж до рахунка. Статус рахунка зміниться на «частково оплачений» або «оплачений».
Якщо на дату документа в довіднику немає курсу для цієї пари валют, система відмовить із зрозумілим повідомленням, а не підставить одиницю. Це свідоме рішення: мовчазний курс 1.00 на валютній операції — найдорожча помилка в обліку, її знаходять через тиждень у балансі, який не сходиться.
Сценарій 2: Звірка з банком
- Каса й банк → Звірка → Завантажити виписку.
- Оберіть файл. Підтримуються сім форматів, зокрема MT940 і CSV з налаштуванням колонок під конкретний банк.
- Система розбере файл і зіставить рядки з наявними платежами автоматично.
- Те, що не зіставилося, лишиться в списку. Для таких рядків можна створити чернетки документів одним натисканням.
- Повторне завантаження того самого файлу не задвоїть рядки.
Сценарій 3: Платіжний календар
Календар показує три різні шари на кожен день, і їх важливо не плутати:
| Шар | Звідки береться | Що означає |
|---|---|---|
| План | Планові записи, які ви завели вручну | «Ми збираємося заплатити» |
| Прогноз | Строки оплати рахунків | «Нам мають заплатити» / «ми маємо заплатити» |
| Факт | Проводки | «Гроші реально пройшли» |
Прогноз вмикається перемикачем «Показувати інвойси». Важлива деталь: прогноз не входить у залишок на кінець дня. Залишок рахується лише за фактом — інакше ви б бачили гроші, яких ще немає.
Прогноз показує залишок до сплати, а не повну суму рахунка. Якщо на рахунок 1800 уже рознесли 500, у календарі з'явиться 1300.
Сценарій 4: Касова книга
Друкований реєстр надходжень і видатків за період із залишками на початок і кінець. Формується з проводок, а не з документів — тому касова книга завжди сходиться з оборотно-сальдовою відомістю. Якщо десь розбіжність, це означає проблему в проводках, а не в книзі.
Поради
Не залишайте платежі нерознесеними. Проведений платіж без рознесення — це гроші, які пройшли, але жодного рахунка не закрили. Черга «нерозподілені платежі» існує саме для цього; поріг у днях підкаже, коли час звернути увагу.
Свій курс — це слід в обліку, а не спосіб обійти перевірку. Причина, яку ви впишете, зберігається разом із документом і видно в аудиті. Використовуйте це поле для договірних і банківських спеціальних курсів, а не щоб «швидше провести».
Різниця між чернеткою й проведеним документом принципова. Чернетка нічого не змінює в обліку: вона не створює проводок, не впливає на залишки й не бачиться у звітах. Проводки з'являються лише після проведення.
Звіряйтеся регулярно, а не в кінці кварталу. Що менший розрив між операцією і звіркою, то простіше згадати, звідки взявся незрозумілий рядок у виписці.
Гайд модуля Каса й банк
У модулі є вкладка «Гайд» — візуальна схема всього ланцюжка з підказками, хто натискає кнопку й що система робить сама. Зелені рядки — автоматичні дії, жовті чипи — черги, які можна відкрити одним кліком. Внизу таблиця «де що лежить» із посиланнями на всі екрани модуля.